Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać e-faktury w trybie offline i przesyłać je do KSeF następnego dnia. Tryb offline zostanie wprowadzony jako stałe rozwiązanie. Jednak by z niego korzystać, konieczne będzie pobranie nowego certyfikatu wystawcy faktury. By móc wysyłać w KSeF faktury z załącznikami, trzeba będzie wcześniej dokonać odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Według ekspertów zmiany idą w dobrym kierunku, ale firmom zostaje mało czasu na ich wdrożenie.
Ministerstwo Finansów przedstawiło nową wersję projektu nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzającego obowiązkowy KSeF (poprzednia wersja pochodzi z listopada 2024 r.) Nie zmieni się założenie, iż najwięksi polscy przedsiębiorcy będą obowiązkowo wystawiać e-faktury w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali od kwietnia 2026 r. Wprowadzono natomiast szereg zmian dotyczących m.in. trybu offline i załączników do faktur. Resort potwierdza też, że limit zwolnienia podmiotowego z VAT zostanie podniesiony z obecnych 200 tys. zł do 240 tys. zł.
Zmiany idą w dobrym kierunku, ministerstwo uwzględniło część postulatów przedsiębiorców. Jednak największym problemem będzie krótki termin na wdrożenie obligatoryjnego KSeF, biorąc pod uwagę dużą skalę zmian. By zdążyć, przedsiębiorcy powinni już teraz zacząć przygotowania (o ile nie zaczęli wcześniej), tymczasem ostateczna wersja przepisów ma być znana w lipcu, a rozporządzenia wykonawcze najprawdopodobniej dopiero jesienią – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Należy mieć nadzieję, że ministerstwo uwzględni w trakcie dalszych prac legislacyjnych inne postulaty przedsiębiorców, m.in. zrezygnuje z wymogu podawania numeru KSeF na przelewach. To wymóg sprzeczny z unijną zasadą proporcjonalności, ponieważ nie służy weryfikacji VAT. Tymczasem dla przedsiębiorców stanowi to duże utrudnienie – dodaje.
Jakie zmiany zostaną wprowadzone w KSeF
Faktury offline będzie można wystawiać bezterminowo
Projekt wprowadza na stałe możliwość wystawiana faktur w trybie „offline24” - na zasadzie dobrowolności. Wcześniej zakładano, że tryb ten będzie stosowany w okresie przejściowym, do końca 2026 r. -Wzmocni to pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub generalnie specyfika jego działalności uzasadnia stosowanie tego trybu - uzasadnia ministerstwo.
Tryb offline zostanie wprowadzony jako stałe rozwiązanie. W praktyce faktura wystawiona zgodnie ze wzorem może być przesłana do KSeF następnego dnia roboczego. To krok w dobrym kierunku, ale organizacje przedsiębiorców postulują, by wydłużyć ten termin do trzech dni roboczych - mówi Janina Fornalik.
Dodaje, że jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wystawienia, np. w sytuacji gdy faktura zostanie wystawiona w poniedziałek, a przesłana do KSeF we wtorek choćby minutę po północy, będzie uznana za fakturę offline. To duże uproszczenie dla firm, gdyż datą wystawienia będzie zawsze data wystawienia (z pola P1 faktury). Nie będzie rozbieżności między datą wystawienia wskazaną na fakturze a datą wystawienia rozumianą jako data przesłania do KSeF. Problem powstaje jednak, gdy przedsiębiorca prześle fakturę nie następnego dnia, a kolejnego. Wówczas będzie mu grozić kara do 100 proc. podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF (kary zostaną wprowadzone po upływie okresu przejściowego od 1 stycznia 2027 r.).
Joanna Rudzka, doradca podatkowy, wskazuje, że podniesienie limitu zwolnienia podmiotowego z obecnych 200 tys. zł do 240 tys. zł oraz wprowadzenie trybu offline to zmiany korzystne dla podatników.
Limit zwolnienia nie był już wiele lat aktualizowany a wobec ogromnej inflacji w zasadzie można by oczekiwać adekwatnego a zatem dużo większego zwiększenia limitu. Tryb ofline na pewno ułatwi pracę podatnikom i pomoże w sporach „u kogo nie działa” tj. czy problem wystąpił na poziomie KSeF, dostawcy systemu księgowego czy lokalnie, na komputerze podatnika - mówi Joanna Rudzka.
Kto musi mieć certyfikat wystawcy faktury
Nowością będzie też pobór certyfikatu wystawcy faktury – podatnicy mają mieć możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu wystawcy faktury jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r. Certyfikat ten będzie niezbędny do wytworzenia kodu QR zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Wcześniejsze pobranie certyfikatu wystawcy faktury jest warunkiem koniecznym, by podatnik mógł wystawiać faktury w tzw. trybie offline, tj. w okresie trwania awarii lub niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, czy w sytuacji, gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24 (art. 106nda projektu). Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja oprogramowania interfejsowego”, który zostanie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów - wyjaśnia resort finansów.
W praktyce oznacza to, że faktura wystawiona w trybie offline będzie musiała zawierać dwa kody QR (kod weryfikujący, który pozwoli zidentyfikować daną fakturę w KSeF) oraz drugi kod QR (zapewniający autentyczność pochodzenia i integralności treści tej faktury). Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność wprowadzenia dodatkowych zmian w systemach – mówi Janina Fornalik.
Załączniki trzeba będzie wcześniej zgłosić
Ministerstwo Finansów wyjaśnia też, że wychodząc naprzeciw potrzebom, głównie dostawców mediów (energia, gaz itp.) zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu dla tego rodzaju działalności przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. przedsiębiorcy będą mogli przesyłać faktury z załącznikami po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te będzie można składać już od 1 stycznia 2026 r. - zostaną określone w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy, wydanym na podstawie art. 106r.
Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi - wyjaśnia MF.
Na tych rozwiązaniach skorzystają przede wszystkim branże energetyczna, paliwowa, gazowa i telekomunikacyjna, w przypadku wystawiania zbiorczych faktur np. dla wielu punktów odbioru. Przedsiębiorcy muszą wziąć pod uwagę, że w załącznikach będzie można zamieścić tylko określone dane, zgodne ze schemą, co do zasady dotyczące elementów obowiązkowych faktury, nie może to być dowolny zakres danych. Załącznik nie będzie mógł zawierać np. zakresu i specyfikacji czasu wykonanych prac, czy protokołu odbioru. W tym zakresie firmy będą musiały obsłużyć wysyłkę załączników poza KSeF - mówi Janina Fornalik.
Co dalej z fakturami samorządów
Ministerstwo Finansów odnosi się też w uzasadnieniu do projektu do wymogu podania na fakturze numeru NIP jednostki podległej jednostki samorządu terytorialnego. - W tym celu zostanie zaproponowana zmiana schemy e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu Podmiot3. Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na postulat zgłaszany przez JST pod kątem zapewnienia dostępu do faktur jednostkom im podległym (obowiązek wskazywania NIP jednostek podległych) - wyjaśnia MF.
Jednak - jak wskazuje Joanna Rudzka, doradca podatkowy - nie rozwiązuje to problemów samorządów.
Niezależnie od deklaracji zawartej w uzasadnieniu do projektu, sam projekt nie zawiera rozwiązań, które wprowadzałyby obowiązek wypełniania pola Podmiot3. Z wcześniejszych rozmów z przedstawicielami MF wynika, że zostaną wprowadzone rozwiązania informatyczne, zachęcające do wypełnienia tego pola. Przedstawiciele MF deklarowali też wcześniej, że wprowadzone zostaną narzędzia ułatwiające sortowanie faktur przez samorządy. Jednak skoro e-faktura bez wypełnienia danych jednostki zostanie przyjęta przez system, kontrahenci będą mogli pominąć to pole, chyba że zostaną zobowiązani w umowie do jego wypełnienia - mówi Joanna Rudzka.
Przypomina, że w wyniku centralizacji gmina oraz jej zakłady i jednostki budżetowe są jednym podatnikiem VAT. Obecnie zakłady i jednostki budżetowe wystawiają i otrzymują od kontrahentów faktury z dodatkowymi danymi. Przykładowo na fakturze wystawionej przez jednostkę budżetową (np. osir czy mops) gmina jest oznaczona jako sprzedawca, a jednostka jako wystawca faktury. I odwrotnie – na fakturze wystawionej przed kontrahenta gmina oznaczona jest jako nabywca, a jednostka jako podmiot otrzymujący fakturę. Takie oznaczenia, które porządkują obieg faktur, nie wynikają jednak z przepisów, ale z dobrej woli wystawcy faktury, niekiedy z postanowień umownych.
W KSeF wszystkie faktury trafią do jednego zbioru. Dlatego gminy od początku chcą obowiązku podawania na fakturach numerów identyfikacji podatkowej (NIP) jednostek podległych, poprzez wypełnienie pola Podmiot 3, by faktury mogły trafić do właściwej jednostki.
Faktury papierowe do końca 2026 r.
Tylko do końca 2026 r. przedsiębiorcy będą mieli możliwość wystawiania przez faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy wystawiają wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem jest mniejsza lub równa 450 zł, a łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest mniejsza lub równa 10 tys. zł. Oba warunki muszą być spełnione łącznie. Przepis ten nie będzie miał zastosowania, jeżeli wartość należności ogółem na fakturze jest większa niż 450 zł lub gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10 tys. zł.
Według organizacji przedsiębiorców to zbyt niskie limity. Warto by MF podniosło zwłaszcza limit pojedynczej faktury - 450 zł. Zdarza się bowiem, że mali przedsiębiorcy mieszczą się w miesięcznym limicie 10 tys. zł, ale wystawiają pojedyncze faktury na kwoty wyższe niż 450 zł.
Źródło:
https://www.prawo.pl/podatki/kolejne-zmiany-w-ksef-projekt-z-kwietnia-2025,532489.html
Następny artykuł » Czy można skorygować paragon bez NIP nabywcy